说到决定会议活动成功与否的因素，众人可以说法不一，但是究其根由，总是离不开两个关键人——办会的需求者以及完成会议的接待洽谈人。这两者紧紧相连，互相依赖于帮衬。需求者说的明白，接洽者安排合理。双方缺一不可。

　　主办方又称买方。买方把会议需求说的明白，所谓说的明白有以下内容需要讲明：活动时间、活动人数、活动细节、活动标准、活动目的、活动参加者的年龄时段、活动者身份、活动期望的结果等。具体要求包括：

　　1、大型会议活动需提前做好预案，明确自己参会人数，不能有太多不确定性;

　　2、了解酒店报价，不能由于价格因素，制约了前期友好洽谈，更不能由于双方报价差距太多，而导致纠缠在价格上，发生前期的不愉快;

　　3、双方必须要有书面确认合同，合同对双方都是一种保护;

　　4、主办方将不可控因素控制在有效范围内(双方签约的保证数);

　　5、详细具体地将会议活动流程告知洽谈人;

　　6、认真仔细听从会议洽谈人的意见与建议(因为会议洽谈人最了解自己酒店的接待能力);

　　7、会议行程如在会议期间有变化，要第一时间找到会议洽谈人，双方要做到有效沟通;

　　8、对于酒店接待中出现的不足要及时提出，切忌当时不说，事后追究。

　　会议洽谈人又称卖方，多数是酒店的销售人员。卖方要对买方的话听的明白，问的仔细。切忌不能用自己武断的猜测来填补卖方没有说明的要求。具体要求如下：

　　1、要详细了解活动规模、人数、活动内容;

　　2、报价一步到位，切忌报价给买方太多想象空间;

　　3、用房、场地的控制要在对方合理使用范围;

　　4、合同签订要有时间节点，做到有效签约;

　　5、商谈活动接待细节，要问明每个时间活动内容，保证无疏漏;

　　6、要正确化解双方不同意见，要有说服对方接受的理由;

　　7、对活动前要有检查，防止操作部门的疏忽遗忘。

　　会议的合作是双方的，不管买家还是卖家一但合同确定后就是个连体，因此要相互理解相互帮衬地完成合作。双方要本着努力达到顺利完美为最终目的。前期洽谈中会因为价格讨价还价，会因为双方的利益博弈，会有不愉快的经过，这时大家要摒弃前嫌，做好一切细节的斟酌，细节重要性在办会期间就尤为重要。买方详细地概述在店活动的时间节点，活动内容，细到每一个环节。前文为何要提到了解参会人员的年龄层?这时为了在会议闲暇时安排业余活动，丰富活动内容，减少会议压力，为会议活动完美添一些附加分。卖方需要仔细询问，不漏掉每一个疑问，最后再还原整场活动的流水过程。但活动中有不确定性，要做好另一种准备，已解决临时出现的状态。

　　总之，会议的成败关键是买卖双方相互合作与配合的结果，是双方服务与体验者的最终目的。只有双方共同努力，共同配合才能做到：轻松会议，完美体验。